Copilot voor sales en klantenservice
Haal meer uit de kennis die je over je klanten hebt
Je klantenserviceteam zoekt naar een oplossing voor een probleem dat al drie keer eerder is besproken. Een verkoper ziet een commerciële kans over het hoofd omdat hij niet meer weet wat een klant in een eerder gesprek heeft verteld. Een collega besteedt uren aan een offerte, zonder te weten dat veel van de benodigde informatie al ergens binnen de organisatie te vinden is.
De informatie is er dus wel. Alleen kost het vaak veel tijd om die terug te vinden, bij elkaar te brengen en er vervolgens iets mee te doen.
Veel organisaties hebben een schat aan klantinformatie in huis. Die staat alleen verspreid over e-mails, vergaderverslagen, CRM-systemen, Teams-gesprekken en interne documenten. Daardoor besteden medewerkers onnodig veel tijd aan het zoeken naar informatie die ze nodig hebben om klanten te helpen of commerciële kansen op te volgen.
Microsoft Copilot kan daarbij helpen. Door bestaande klantinformatie makkelijker toegankelijk te maken, kunnen teams sneller reageren op vragen, beter inspelen op klantbehoeften en meer aandacht besteden aan hun klantrelaties.
Klanten sneller helpen met de juiste context
Een klant neemt contact op met een probleem. Om die goed te kunnen helpen, moet je klantenserviceteam eerst weten wat er eerder is besproken, welke oplossingen al zijn geprobeerd en wat er verder speelt. Als die informatie verspreid staat over verschillende systemen, kan het behoorlijk wat tijd kosten om alles te verzamelen.
Copilot kan eerdere gesprekken samenvatten, relevante informatie uit bronnen waar medewerkers toegang toe hebben ophalen en alvast een antwoord voorbereiden. Zo hoeven medewerkers minder lang te zoeken en kunnen ze sneller aan de slag met het probleem van de klant.
Dat scheelt tijd en helpt ook om klanten beter te woord te staan. Medewerkers hebben meer informatie bij de hand, kunnen duidelijkere en consistentere antwoorden geven en houden meer tijd over voor ingewikkelde vragen waarbij hun eigen kennis en ervaring nodig zijn.
Voor je organisatie kan dat betekenen dat klantvragen sneller worden opgelost, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en klanttevredenheid stijgt.
Commerciële kansen beter herkennen en opvolgen
Ook verkopers hebben vaak meer klantinformatie tot hun beschikking dan ze daadwerkelijk gebruiken. Denk aan afspraken uit eerdere gesprekken, vragen die een klant heeft gesteld of behoeften die ergens in een e-mail of gespreksverslag zijn vastgelegd.
Soms heeft een klant maanden geleden al iets verteld waar je vandaag op kunt inspelen. Maar als niemand die informatie terugvindt, blijft zo'n kans liggen.
Copilot helpt salesteams om zich beter voor te bereiden op klantgesprekken. Het kan informatie over een klant verzamelen en samenvatten, belangrijke punten uit eerdere gesprekken spotten en op basis van bestaande documenten een eerste opzet maken voor een opvolgmail of offerte.
Zo hoeven verkopers minder tijd te besteden aan het uitzoeken van wat er eerder met een klant is besproken. Ze kunnen beter voorbereid het gesprek ingaan en kansen gerichter opvolgen.
Natuurlijk blijft de verkoper zelf bepalen welke kansen interessant zijn, wat een klant precies nodig heeft en hoe hij daarop inspeelt. Copilot neemt vooral een deel van het voorbereidende werk uit handen. Daardoor blijft er meer tijd over om met klanten in gesprek te gaan en relaties op te bouwen.
Hoe maak je van tijdwinst betere resultaten?
In beide voorbeelden helpt Copilot medewerkers om informatie te gebruiken die al binnen de organisatie aanwezig is. Klantenserviceteams kunnen sneller achterhalen wat er bij een klant speelt. Verkopers kunnen beter voorbereid het gesprek aangaan. En beide houden meer tijd over voor werk waarbij persoonlijk contact, kennis en ervaring belangrijk zijn.
Maar als je als organisatie echt meetbare resultaten uit Copilot wilt halen, moet je ook eens naar je werkprocessen te kijken.
Neem bijvoorbeeld de manier waarop je klantenserviceteam ingewikkelde vragen afhandelt. Welke informatie hebben medewerkers nodig? Waar zoeken ze die nu? En op welke momenten kan Copilot hen helpen?
Voor sales kun je op dezelfde manier kijken naar de voorbereiding van klantgesprekken, het vastleggen van afspraken en het opvolgen van commerciële kansen. Door Copilot een vaste plek te geven in die werkzaamheden, kunnen teams er dagelijks voordeel uit halen.
Daarbij moet de basis wel op orde zijn. Medewerkers moeten toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, zonder dat vertrouwelijke gegevens zomaar voor iedereen beschikbaar worden. Ook moeten ze weten hoe ze antwoorden van Copilot controleren en wanneer ze zelf een beslissing moeten nemen.
Vervolgens wil je natuurlijk weten of die verbeteringen ook iets opleveren. Worden klantvragen sneller opgelost? Zijn klanten tevredener? Volgen verkopers kansen sneller op? En hoeveel van die kansen leiden daadwerkelijk tot een volgende stap in het verkoopproces?
Door dat soort resultaten te meten, krijg je een beter beeld van wat Copilot voor je organisatie oplevert. Je ziet dan ook waar je werkprocessen nog verder kunt verbeteren.
Haal meer uit Copilot voor je klanten en je organisatie
Yuma helpt organisaties om Microsoft Copilot optimaal te benutten in hun dagelijkse werk. Samen met je teams kijken we waar de grootste kansen liggen en hoe je Copilot daar het beste voor kunt inzetten.
We helpen je om werkprocessen te verbeteren, concrete Copilot-oplossingen en AI-agents te ontwikkelen en medewerkers te begeleiden bij het gebruik ervan. Ook ondersteunen we bij governance en zorgen we dat je kunt meten wat de inzet van Copilot oplevert.
Want uiteindelijk wil je dat medewerkers meer kunnen doen met de kennis die al binnen je organisatie aanwezig is. Dat ze beter geïnformeerde beslissingen nemen, commerciële kansen herkennen en klanten de aandacht geven die ze verdienen.
Ontdek hoe Yuma je helpt om meer waarde uit Microsoft Copilot te halen.
